Η οργάνωση, ακόμη και αν δεν είναι το δυνατό σας χαρτί, μπορεί να γίνει πολύ εύκολα το ατού σας. Με …
Συμβουλές για αποδοτική διαχείριση χρόνου στη δουλειά
Η πολυσυζητημένη ισορροπία προσωπικής – επαγγελματικής ζωής αναφέρεται ακριβώς στην ικανότητα του ανθρώπου να μοιράσει το χρόνο του αποτελεσματικά. Είναι τόσο σημαντικό πλέον για τη ζωή όλων μας, που έχουν γραφτεί αναρίθμητα βιβλία για το πώς να τα καταφέρουμε.
Τι είναι η διαχείριση χρόνου και γιατί είναι σημαντική;
Η διαχείριση χρόνου είναι ένα πραγματικά καίριο θέμα για τους ελεύθερους επαγγελματίες. Δε μπορούμε να παρέμβουμε στο χρόνο και τις περισσότερες φορές φαίνεται πως δεν έχουμε αρκετό… Πώς είναι δυνατόν να εκμεταλλευτούμε σωστά το χρόνο μας ώστε να έχουμε αρκετό για ό,τι είναι σημαντικό και αγαπάμε;
Σε αυτό το σημείο επεμβαίνει η διαχείριση χρόνου: Είναι όλες οι ενέργειες που κάνει κάποιος για να βελτιώσει την απόδοσή του, να τελειώνει τις εργασίες του στο χρόνο τους και να κερδίζει επιπλέον ελεύθερο χρόνο για να τον αφιερώσει όπου επιθυμεί.
Σε καθαρά επαγγελματικό επίπεδο, η διαχείριση χρόνου είναι μια μορφή στρατηγικής που επιτρέπει τόσο σε freelancers όσο και εργαζόμενους να διαχειριστούν την αποδοτικότητα της δουλειάς τους, διατηρώντας όσο γίνεται μία σταθερή ροή εργασιών.
Επιπλέον, είναι κρίσιμο για όσους χρεώνουν τις υπηρεσίες που προσφέρουν ανά ώρα, γιατί χρειάζονται στενό έλεγχο του χρόνου που αφιερώνουν ανά εργασία ώστε να αυξήσουν την κερδοφορία τους. «Ο χρόνος είναι χρήμα», αυτή η διαχρονική παροιμία χρησιμοποιείται ακόμα συχνά και υπάρχει αλήθεια σε αυτή. Το να μπορείτε να διαχειριστείτε καλά το χρόνο σας, οδηγεί αναπόφευκτα σε μεγαλύτερα κέρδη.
Παρακάτω παρουσιάζονται οι πιο αποτελεσματικές τεχνικές διαχείρισης χρόνου και τα εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να την πετύχετε.
Οι 10 πιο αποτελεσματικές συμβουλές διαχείρισης χρόνου στη δουλειά
1. Οργανώστε το χώρο σας
Το γραφείο είναι το βασίλειό σας. Για να μπορέσετε να καθιερώσετε τις παρακάτω προτεινόμενες συνήθειες, πρέπει να οργανώσετε το χώρο σας πρώτα. Αν, για παράδειγμα, ο εξοπλισμός σας είναι παλιός, ανανεώστε τον!
Επιπλέον, ένα καλό σύστημα κατηγοριοποίησης εγγράφων, συναντήσεων κι επαναλαμβανόμενων ενεργειών, θα σας γλιτώσει από τα «μικροπράγματα» που αποτελούν τον εχθρό της αποτελεσματικότητας.
Μπορείτε, επίσης, να χρησιμοποιήσετε εφαρμογές που μπορούν να σας βοηθήσουν να οργανώσετε το ημερολόγιο και το πρόγραμμά σας.
2. Κατηγοριοποιήστε τις εργασίες σας
Ένα «βαρύ» πρόγραμμα μπορεί να μεταμορφωθεί σε μία λερναία ύδρα καθηκόντων αν αυτά δεν είναι προγραμματισμένα σωστά. Ο καλύτερος τρόπος είναι να τα χωρίσετε σε κατηγορίες βάσει προτεραιότητας όπως: επείγοντα, deadlines, για την επόμενη εβδομάδα.
Θα σας χρησιμεύσει πολύ αν συνεχώς νιώθετε ότι δεν έχετε χρόνο και πρέπει να ολοκληρώσετε σημαντικά projects.
Αυτός ο διαχωρισμός θα βοηθήσει κι εσάς να έχετε μια πιο υγιή – ψυχολογικά τουλάχιστον– καθημερινότητα.
3. Οργανωθείτε σε επίπεδο εβδομάδας με τα πιο επείγοντα καθήκοντα στην αρχή
Ξεκινήστε τη βδομάδα σας χτίζοντας μία λίστα με όσα οφείλετε να κάνετε και για να δείτε τις συνήθεις εργασίες σας αλλά και όσες είναι επείγουσες, πρόσκαιρες ή έκτακτες.
Ανάλογα με την προτεραιότητα που έχει το κάθε τι, μπορείτε να οργανώσετε όλη σας την εβδομάδα, να ορίσετε deadlines και να ολοκληρώσετε εντός των ορισμένων χρόνων.
4. Ξεκινήστε με τα πιο χρονοβόρα
Μία από τις καλύτερες συμβουλές για τον εργασιακό σας χρόνο, είναι να ξεκινάτε με τα πιο χρονοβόρα και δύσκολα. Με αυτό τον τρόπο θα αντεπεξέλθετε νωρίς και έπειτα θα είστε χαλαροί.
5. Αν το 4 είναι δύσκολο ξεκινήστε με κάτι που θα πάρει 5 με 15 λεπτά για να μπείτε σε ρυθμό
Η αναβλητικότητα αποτελεί ένα ακόμα συχνό φαινόμενο. Το να έχετε πολλά να κάνετε, μπορεί να σας κάνει να θέλετε να τα αναβάλετε μερικές φορές.
Το αποτέλεσμα είναι να μαζεύονται σε στενότερα χρονικά πλαίσια όσα πρέπει να γίνουν και να έχετε αίσθηση απογοήτευσης ή και αποτυχίας, που αφήνει κι εσάς και τους πελάτες σας δυσαρεστημένους. Συνεχίζοντας το επιχείρημα των σύντομων σε διάρκεια εργασιών, έχουμε άλλη μία χρήσιμη συμβουλή για εσάς: “Σπάστε” τη δουλειά σας σε μικρότερα, καλύτερα διαχειρίσιμα tasks. Αυτό θα σας βοηθήσει να είστε πιο συγκεντρωμένοι, χωρίς το άγχος ότι θα χάσετε τις προθεσμίες σας.
6. Καταγράψτε και οργανώστε το χρόνο σας (Time Tracking)
Πάντα είναι χρήσιμο να ξέρετε πόσο ακριβώς χρόνο αφιερώσατε στα καθήκοντά σας. Μπορείτε να χρεώσετε μέχρι και το τελευταίο δευτερόλεπτο αλλά και να ξέρετε πόσο χρόνο χρειάζεται το καθετί για ακόμα καλύτερη μελλοντική οργάνωση.
- Υπάρχουν δύο πρόδηλα οφέλη:
– Μπορείτε να ορίσετε καλύτερη χρέωση ανά ώρα.
– Μπορείτε να δώσετε υποσχέσεις στους πελάτες σας που ξέρετε ότι μπορείτε να κρατήσετε.
Πιθανόν να σκέφτεστε ότι αυτό απλά θα προσθέσει φόρτο εργασίας, αλλά υπάρχουν πλέον εφαρμογές που καταγράφουν το χρόνο σας, μέχρι και το χρόνο ολόκληρων ομάδων σε projects. (Time tracking Apps)
7. Αυτοματοποιήστε τον τρόπο που δουλεύετε
Και καθώς συζητάμε για αποτελεσματική ροή εργασιών, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τις επαναλαμβανόμενες ενέργειες, όπως e-mail και τιμολόγηση ή χρέωση. Αυτή η οργάνωση χρόνου αλλά και της επιχείρησής σας είναι ζωτικής σημασίας για την απόδοσή σας.
Και σε αυτό το σημείο η cloud τιμολόγηση μπορεί να απογειώσει την επιχείρησή σας, πέρα από τα υπόλοιπα οφέλη που προσφέρει.
8. Περισπασμοί
Μία καλή τεχνική είναι να συμφωνήσετε με τον εαυτό σας να μην επιτρέψετε ασήμαντους περισπασμούς να σας παρασύρουν.
Μια μικρή στιγμή αφηρημάδας μπορεί να καταναλώσει τελικά πολύτιμο χρόνο, γι’ αυτό αποκλείστε τις εξ αρχής.
Δημιουργήστε ένα παράθυρο χρόνου, ας πούμε κάθε μία ώρα, όπου θα επιτρέπετε στον εαυτό σας να ελέγξετε το κινητό ή τα email σας.
9. Κάντε διαλείμματα κάθε 90 λεπτά
Είναι φυσικά αδύνατον να συγκεντρωθείτε για 8 συνεχόμενες ώρες ή και παραπάνω στο ίδιο θέμα, πόσο μάλλον να είστε και παραγωγικοί.
Για να αναζωογονήσετε το μυαλό σας και να ενισχύσετε την συγκέντρωσή σας, κάντε συχνά διαλείμματα. Σηκωθείτε από την καρέκλα, κοιτάξτε έξω από το παράθυρο για να ξεκουράσετε τα μάτια σας.
Μπορείτε επίσης να περπατήσετε λίγο σε ένα διπλανό γραφείο ή μέχρι την κουζίνα.
10. Κάντε μια επισκόπηση της διαχείρισης χρόνου σας
Αφιερώστε 5 λεπτά την μέρα – τουλάχιστον στην αρχή – για να αξιολογήσετε την απόδοσή σας και πώς τα πήγατε με τους στόχους σας.
Η εφαρμογή Time Tracking μπορεί να σας δώσει καθαρή εικόνα για τις πιο παραγωγικές σας ώρες μέσα στη μέρα καθώς και τη συνολική πορεία σας.
Επιπλέον το να βλέπετε τις λιγότερο παραγωγικές στιγμές σας θα σας βοηθήσει να καταλάβετε τι σας εμπόδισε, για να είστε καλύτερα προετοιμασμένοι την επόμενη φορά.
Εφαρμόστε τις παραπάνω συμβουλές και θα επιτύχετε, αναμφίβολα, την εξισορρόπηση μεταξύ προσωπικού και επαγγελματικού χρόνου.
