Με το ξεκίνημα μιας νέας χρονιάς ενός οργανισμού ή μιας επιχείρησης, καθορίζεται αρχικά ένα business plan το οποίο σκοπεύει στην …
Η σημασία του feedback στην εργασία
Είναι θετικό στην εργασία να επιτυγχάνεται πρόοδος μέσα από συνεχή βελτίωση. Υπάρχει όμως το κατάλληλο εργαλείο που θα συμβάλει σε αυτόν τον στόχο;
Υπάρχει και λέγεται feedback (ανατροφοδότηση). Το feedback είναι ένα εργαλείο που δεν κοστίζει και δεν πωλείται κάπου. Είναι ένα εργαλείο που απαιτεί δύο συμμετέχοντες, και τα μόνο που χρειάζεται από την πλευρά τους είναι η διάθεση να δώσουν (δότης) και η διάθεση να ακούσουν (δέκτης).
Τι είναι feedback και πότε πρέπει να δίνεται;
Το feedback συνήθως αφορά τον προϊστάμενο και τον υφιστάμενό του. Είναι η διαδικασία κατά την οποία οι δύο εμπλεκόμενοι θα συναντηθούν για να συζητήσουν σχετικά με την πρόοδο του υφισταμένου. Το χρονικό σημείο που θα επιλεχθεί για να γίνει αυτό είναι πολύ σημαντικό. Είτε θα πρέπει να είναι άμεσο, μόλις παρατηρηθεί χαμηλή απόδοση από τον εργαζόμενο ή μη αποδεκτή συμπεριφορά, είτε θα πρέπει να είναι σε τακτά και προσυμφωνημένα χρονικά διαστήματα, στα οποία θα γίνεται παρακολούθηση της προόδου των στόχων, όπως αυτοί έχουν προσυμφωνηθεί, ή του έργου που έχει ανατεθεί. Γίνεται, λοιπόν, κατανοητό ότι εξίσου σημαντικά με το feedback είναι ο καθορισμός και η ανάθεση των κατάλληλων στόχων και έργων, καθώς και των τρόπων που αυτά θα επιτευχθούν. Οι στόχοι – έργα και οι τρόποι, θα πρέπει να έχουν ως σκοπό ο εργαζόμενος να βελτιώσει ικανότητες – δεξιότητες, να καλύψει κενά και να εξαλείψει αδυναμίες. Αυτός, άλλωστε, είναι και ο σκοπός, όπως ανέφερα και παραπάνω.
Η προετοιμασία και οι ικανότητες για ένα σωστό feedback
Το πρόσωπο που θα δώσει το feedback παίζει σημαντικό ρόλο στο κατά πόσο θα είναι επιτυχής η διαδικασία, με την προϋπόθεση, βέβαια, όπως προανέφερα, ότι ο δέκτης είναι διατεθειμένος να ακούσει. Από τη στιγμή που ο δέκτης θέλει να ακούσει, θέλει να βελτιωθεί και δέχεται την άποψη κάποιου άλλου, τότε είναι στην ευθύνη του δότη εάν η διαδικασία του feedback θα είναι επιτυχής. Για τον λόγο αυτόν, απαιτείται να είναι κατάλληλα προετοιμασμένος, έχοντας μελετήσει όλα τα στοιχεία που θα τον βοηθήσουν να τεκμηριώσει την άποψή του, να είναι προετοιμασμένος να αντιμετωπίσει αντιρρήσεις που είναι πολύ πιθανόν να προκύψουν, να έχει το θάρρος να είναι ειλικρινής, ώστε να πει δύσκολες αλήθειες και να είναι έτοιμος να αντιμετωπίσει τις δύσκολες συμπεριφορές που μπορεί αυτές να προκαλέσουν.
Υπάρχουν και κάποια στοιχεία που θα κάνουν το έργο του δότη ευκολότερο. Eίναι τα εξής:
α) η αναγνώριση και ο σεβασμός από τον δέκτη
β) η εξάσκηση στη διαδικασία του feedback
γ) ο αποτελεσματικός τρόπος επικοινωνίας (προφορικός και γραπτός λόγος, γλώσσα σώματος).
Σε ποιους άλλους τομείς είναι απαραίτητο το feedback
Το feedback δεν είναι απαραίτητο και αποτελεσματικό μόνο στις σχέσεις προϊσταμένου – υφισταμένου· πρέπει να επιδιώκεται από κάθε εταιρεία ή οργανισμό, σε κάθε βήμα, από την παραγωγή ενός προϊόντος ή υπηρεσίας έως την τελική διάθεσή του. Άρα χρειάζεται feedback από όλους τους εμπλεκομένους, δηλαδή τους προμηθευτές, τους πελάτες αλλά και τους ίδιους τους εργαζομένους. Δημιουργώντας ένα κλίμα εμπιστοσύνης και ειλικρίνειας και δίνοντας τη δυνατότητα για επικοινωνία και διατύπωση τυχόν αδυναμιών, προβλημάτων αλλά και λύσεων, δίνεται αυτόματα η δυνατότητα στην εταιρεία – οργανισμό να δει πράγματα που δεν είναι εύκολα ορατά, να βρει λύσεις και να ενισχύσει το αίσθημα της δέσμευσης. Τι πιο σημαντικό και ποιο μεγαλύτερο συγκριτικό πλεονέκτημα από αυτό;
Γίνεται κατανοητό ότι στον εργασιακό χώρο το feedback αποτελεί ένα αποτελεσματικό εργαλείο. Είναι το φως που χρειάζεται ο εργαζόμενος ή ο οργανισμός όταν ο δρόμος τους αρχίζει να γίνεται σκοτεινός ή είναι το φως που χρειάζονται για να δουν επικίνδυνα σημεία του δρόμου, που μόνοι τους είναι αδύνατον να καταφέρουν να τα ξεπεράσουν. Κάποιος, όμως, πρέπει να ανάψει αυτό το φως και να έχει τις ικανότητες να το κάνει. Πολλές φορές, δυστυχώς, αυτό μπαίνει σε δεύτερη μοίρα, καθώς θεωρείται μη σημαντικό. Ισχύει, όμως, το αντίθετο εάν αναλογιστεί κάποιος τα οφέλη που θα προκύψουν, πόσο μάλλον εάν το feedback συνδυαστεί με ένα άλλο εξαιρετικό εργαλείο, το coaching.
