Η ιεράρχηση προτεραιοτήτων ως δεξιότητα

Ο καθορισμός προτεραιοτήτων συνιστά μία θεμελιώδη δεξιότητα, αναγκαία για την καλύτερη αξιοποίηση των ατομικών και των ομαδικών προσπαθειών.

Η συγκεκριμένη δεξιότητα βοηθά στην κατανομή του χρόνου που απαιτείται, αποδεσμεύοντας τα άτομα και τις ομάδες από ζητήματα δευτερεύουσας σημασίας.

Κατακτώντας τη δεξιότητα της ιεράρχησης, μπορείτε να παραμένετε προσηλωμένοι στις δεσμεύσεις σας και κρατώντας μακριά το άγχος.

Για την οργάνωση της κάθε ημέρας, αρκετοί είναι οι παράγοντες που πρέπει να προσμετρηθούν. Σε αυτούς περιλαμβάνεται ο υπολογισμός του πραγματικού διαθέσιμου χρόνου, οι ανάγκες του προϊσταμένου, των πελατών, των ανθρώπων που απαρτίζουν μία ομάδα και ο επείγων χαρακτήρας μίας εργασίας.

Οι περισσότεροι άνθρωποι θέτουν τις προτεραιότητές τους βάσει του επείγοντος και της κρισιμότητας ενός έργου. Επικεντρώνονται λοιπόν στις πιο επιτακτικές και σπουδαίες εργασίες, και με την αποπεράτωση αυτών καταπιάνονται, στη συνέχεια με τις υπόλοιπες.

Αν και αυτή είναι μία ορθή τακτική, στην πραγματικότητα υπάρχουν και άλλοι παράγοντες που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη.

Έτσι, η εφαρμογή συγκεκριμένων εργαλείων ιεράρχησης μπορεί να αποφέρει πιο λογικό αντίκρισμα.

Ένα από τα εργαλεία καθορισμού προτεραιοτήτων είναι τα Πλαίσιο Προτεραιότητας Ενεργειών. Αυτό επιτρέπει την ανάλυση του καθήκοντος βάσει της αξίας του και σε σύγκριση με την προσπάθεια που απαιτείται για την ολοκλήρωσή του. Αυτό βοηθά στο να κατανοήσετε ποιες από τις εργασίες αποτελούν γρήγορο κέρδος, ποια είναι σημαντικά έργα, ποιες είναι συμπληρωματικές εργασίες ή έργα χωρίς αντίκρισμα. Αναγνωρίζοντας τα καθήκοντα με τον τρόπο αυτό, είστε σε θέση να αναθέτετε ή να αναβάλλετε τα καθήκοντά σας.

Ένα ακόμη από τα εργαλεία αυτά είναι η Ανάλυση κατά Pareto, που βασίζεται στην αρχή Pareto, γνωστή και ως κανόνας του 80/20, η οποία αντηχεί την αντίληψη ότι το 20% της καταβαλλόμενης προσπάθειας παράγει το 80% των αποτελεσμάτων. Η τεχνική αυτή μπορεί να εφαρμοστεί για την αναγνώριση των προβλημάτων υψηλότερης αξίας, τα οποία με την επίλυσή τους θα απέφεραν την ισχυρότερη επίδραση.

Η ιεράρχηση των προτεραιοτήτων στους κόλπους μίας ομάδας δυσκολεύει την κατάσταση, αφού το κάθε μέλος αξιώνει λόγο στη διαδικασία του ορισμού της σπουδαιότητας των προτεραιοτήτων.

Εδώ λοιπόν, χρήσιμη αποβαίνει η μέθοδος Crawford (Crawford’s Slip Writing Method). Ζητάτε λοιπόν, από το κάθε μέλος της ομάδας να καταγράψει τις σημαντικότερες σύμφωνα με τον ίδιο, προτεραιότητες σε διαφορετικά κομμάτια χαρτιού. Έπειτα μετράτε τις προτάσεις έτσι ώστε να ξεχωρίσετε τις δημοφιλέστερες, αποκαλύπτοντας τις κορυφαίες προτεραιότητες της ομάδας. Το συγκεκριμένο εργαλείο είναι χρήσιμο όχι μόνο επειδή συμβάλλει στην επίτευξη ομοφωνίας, αλλά και ως δίκαιο καθώς όλοι συνεισφέρουν ισοδύναμα.

______________________

ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Γιατί αφορά όλους η εκπαίδευση δεξιοτήτων ζωής;

______________________

Καθώς όλοι οι άνθρωποι αντιμετωπίζουν αξιώσεις για χρόνο και προσοχή, η γνώση για την ιεράρχηση των προτεραιοτήτων είναι μία βασική δεξιότητα.

Η αδυναμία της διευθέτησης των αναγκών πιθανώς οδηγεί στην άσκοπη χρήση του χρόνου, δημιουργώντας την αίσθηση της ανιαρής επαναληπτικότητας,  αφού μπορεί να μοχθείτε μεν, αλλά χωρίς κάποια ανταπόκριση.

Συντάκτης: Saky Koulibaly,

Influence:

Αρθρογράφος του flowmagazine.gr.