Ηλεκτρονική λίστα εργασιών…
Σε κάποιους λειτουργεί ως πολύτιμος συνεργάτης που βάζει σε τάξη τη σκέψη ανάλογα με τις δουλειές που έχουν να κάνουν. Σε κάποιους άλλους λειτουργεί ως η απόλυτη… πρίζα, που ανεβάζει το άγχος. Όπως και να’ χει, ο προγραμματισμός των πραγμάτων που έχουμε να κάνουμε με το να τα καταγράφουμε σε μία λίστα έχει γίνει κομμάτι της ζωής, ειδικά για τους πιο πολυάσχολους. Το θέμα, βέβαια, είναι όχι απλά να καταγράφονται οι δουλειές, αλλά και να προχωρούν και κάποια στιγμή να… σβήνονται από τη λίστα, γι’ αυτό και ο Ντέιβιντ Αλεν μας προτρέπει να ακολουθήσουμε τη δική του μέθοδο για… ηλεκτρονική λίστα!
Ο Αλεν είναι ο συγγραφέας του βιβλίου «Getting Things Done», που κυκλοφόρησε το 2001, έγινε μπεστ σέλερ την ίδια χρονιά, αλλά συνεχίζει κι έχει σταθερό ρυθμό πωλήσεων κάθε χρόνο, κάτι που σημαίνει ότι η τακτική του μόνο ξεπερασμένη από το χρόνο δεν είναι. Αυτό που προτείνει δεν είναι απλά η καταγραφή των εργασιών που έχουμε να κάνουμε και των κάθε λογής υποχρεώσεων, αλλά και η… παρακολούθησή τους! Όπως γράφει, η αίσθηση του ότι έχεις τελειώσει μία δουλειά και τη διαγράφεις από τη λίστα τονώνει ευχάριστα την ψυχολογία και σε κάνει να αισθάνεσαι πολύ περισσότερο υπεύθυνος.
Το σύστημα που χρησιμοποιεί ο Αλεν ονομάζεται «43 φάκελοι», από τον αριθμό των διαφορετικών φακέλων που ανοίγει στον υπολογιστή του κάθε χρόνο. Οι φάκελοι χωρίζονται σε ημερών και μηνών (31 για τις ημέρες και 12 για τους μήνες). Σε διαφορετικό φάκελο καταγράφονται οι δουλειές κάθε ημέρας. Στο τέλος αυτής της ημέρας σβήνονται από τη λίστα αυτά που έχουν γίνει και «δικαιολογούνται» αυτά που δεν έχουν γίνει (δίπλα στη δουλειά, δηλαδή, υπάρχει κείμενο με την αιτιολογία). Φυσικά αν η δουλειά μπορεί να γίνει σε άλλη ημερομηνία, το κείμενο μεταφέρεται σ’ αυτήν. Όταν κλείνει ο μήνας, όλες οι απραγματοποίητες δουλειές των ημερών του μαζεύονται εκ νέου στον φάκελο του μήνα και παραμένουν εκεί μέχρι να ολοκληρωθούν.
Το σύστημα αυτό μπορεί να φαίνεται πολύπλοκο, όμως έχει βοηθήσει χιλιάδες ανθρώπους να οργανώσουν τη ζωή τους, πρώτα στο μυαλό τους και μετά στον… υπολογιστή τους! Αρκετοί, μάλιστα, λένε ότι δοκίμασαν αυτό το σύστημα μόνο για ένα χρόνο, ή ακόμα και για μερικούς μήνες, κι αργότερα το μυαλό τους έβαζε μόνο του τις προτεραιότητες για τις δουλειές που έπρεπε να γίνουν και δεν χρειάζονταν τη λίστα.
