Η σωστή προετοιμασία για ένα meeting στο γραφείο
Κάθε meeting «σημαδεύει» την επαγγελματική καριέρα μας, είτε πρόκειται για μια συνάντηση με μικρή ομάδα υπαλλήλων, είτε ένα συνέδριο με χιλιάδες συμμετέχοντες. Και όμως, μια συζήτηση απαιτεί να βγάλετε στην επιφάνεια τα ταλέντα σας… καθώς τα meetings είναι μεγάλη υπόθεση, ακόμα και αν πολλοί τα βλέπουν με αγχωτική διάθεση! Οι παρακάτω συμβουλές θα μας βοηθήσουν να αξιοποιήσουμε στο έπακρον κάθε επαγγελματική συνάντηση, χωρίς πανικό και άγχος.
Καθορισμός των ρόλων σε ένα meeting
Δεν μπορούν όλοι να κρατούν το ρόλο του «αρχηγού» της συνάντησης ή του συντονιστή. Πολλοί από αυτούς θα ρυθμίζουν το χρόνο, θα είναι ομιλητές ή απλοί συμμετέχοντες. Έχοντας καθορίσει αυτή την παράμετρο, ξεκινάμε το «χτίσιμο» ενός meeting, καθώς αν δεν υπάρχουν ρόλοι… θα επικρατήσει το χάος!
Προνοητικότητα σχετικά με την αίθουσα συνάντησης
Εάν δεν έχουν μετρηθεί οι καρέκλες ή τα τραπέζια πριν την έναρξη της σύσκεψης, σίγουρα θα υπάρξουν διακοπές που θα καταναλώσουν σημαντικό χρόνο. Πρέπει να προνοήσουμε να εξοπλιστούμε με στυλό και χαρτί και να τοποθετήσουμε μια κανάτα με νερό στο κέντρο του τραπεζιού.
Η συνάντηση ξεκινά πάντα στην ώρα της!
Ας κάνουμε σαφές ότι η συνάντηση θα ξεκινήσει ακριβώς στην ώρα της, αφού αν δεν υπάρχει πρόγραμμα σε ένα meeting, μπορεί να σας «φάει» επιπλέον δυο και τρεις ώρες. Άλλωστε, η τυπικότητα και η τήρηση του προγράμματος καθορίζει το κύρος μας μέσα στην εταιρεία και το σεβασμό των άλλων προς το πρόσωπό μας.
Αποσαφήνιση του σκοπού της συνάντησης
Εάν δεν γνωρίζουμε τι είδους συνάντηση θα κάνει το γραφείο, τότε πως θα ξέρουμε πώς να προετοιμαστούμε για το meeting; Πρέπει να ετοιμάσουμε μια ανακοίνωση, η οποία να περιλαμβάνει την ημερομηνία, την ώρα, τον τόπο και το στόχο της συνάντησης… που μπορεί να έχει μέχρι και τριμηνιαία προθεσμία! Άλλες φορές, η συνάντηση είναι ενημερωτική ή δημιουργική και άλλες μπορεί απλώς να ανακοινώνει αποφάσεις και να ανανεώνει το κίνητρο των εργαζομένων.
Ατζέντα με το πρόγραμμα του meeting!
Σε κάθε σελίδα της ατζέντας πρέπει να γράφουμε εκτός από το θέμα της ημέρας, την ημερήσια διάταξη και τα προβλήματα που πρέπει να επιλυθούν στο meeting. Έτσι θα έχουμε τη δυνατότητα να ρίχνουμε μια ματιά και στις αποφάσεις της προηγούμενης εβδομάδας! Παράλληλα, πρέπει να συμπεριλάβουμε τα ονόματα των συμμετεχόντων και να κάνουμε μια λίστα με τις υποχρεώσεις του καθένα στη συνάντηση.
Αξιολόγηση στο τέλος της συνάντησης
Είναι σημαντικό να αφήσουμε λίγο χρόνο στο τέλος της συνάντησης, ώστε να αξιολογήσουμε το meeting. Μήπως επιτεύχθηκε ο στόχος που είχε επισημανθεί στην αρχή ή μήπως απλά σπαταλήθηκε η ώρα μας; Πώς μπορεί, άραγε, να βελτιώσει ένα λάθος τις επόμενες συναντήσεις μας; Αρκεί να μαθαίνουμε από αυτό και η εξέλιξη είναι σίγουρη!
Πριν πάμε σε ένα επαγγελματικό meeting:
– Γνωρίζουμε τους υπόλοιπους συμμετέχοντες εκ των προτέρων, ώστε να υπάρχει άνεση ανάμεσα μας. Αρκεί, να τους ζητήσουμε να αναφέρουν μερικά πράγματα για τον εαυτό τους.
– Ας κοιτάξουμε το καλύτερο για εμάς και ας φροντίσουμε την εμφάνιση μας. Είτε πρόκειται για τα επαγγελματικά ρούχα, είτε για τα μαλλιά και τα νύχια. Είναι απαραίτητο να είμαστε περιποιημένοι.
– Δείχνουμε δυναμισμό και προσπαθούμε να κάνουμε την πρώτη κίνηση για συζήτηση, ώστε να δείξουμε ότι είμαστε λιγότερο ευάλωτοι. Πάντα βέβαια, έχουμε το χαμόγελο στα χείλη για να δείχνουμε προσιτοί στους άλλους.
– Καλό είναι να προσέχουμε τα λόγια των άλλων, αφού μια ιδέα μπορεί να ξεκινήσει ένα νέο επαγγελματικό μέλλον. Επίσης, σημαντικό είναι να διατηρήσουμε επαφή και μετά το συνέδριο, με αποτέλεσμα το επόμενο meeting να κινείται χωρίς άγχος και πίεση
