Πώς να γράφετε αναφορές (υπομνήματα)
Η έκθεση (report) είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται καθημερινά στον επιχειρηματικό (και όχι μόνο) κόσμο. Κοντολογίς, περιέχει τη συστηματική καταγραφή και ανάλυση ενός θέματος, την εξιστόρηση συμβάντων ή γεγονότων και καταλήγει στα συμπεράσματα που συνάγει και τις προτάσεις που διατυπώνει ο συντάκτης προς τους προϊσταμένους ή τον εντολέα του για τον περαιτέρω χειρισμό τους.
Προσωπικά, έχω συντάξει χιλιάδες εκθέσεις: εισηγήσεις για την έγκριση δανείων, όπου κάλυπτα τις παραμέτρους που επηρέαζαν τη σχέση της τράπεζας με τον πελάτη και την δυνατότητά του να αποπληρώσει την πιστοδότηση, αναλύοντας τους πιθανούς κινδύνους και τους τρόπους αντιμετώπισής τους, αναλύσεις χρηματοοικονομικών προϊόντων ή υπηρεσιών, προτάσεις για την βελτίωση λειτουργιών κλπ.
Η λέξη memorandum (ή απλά memo στην jargon, δηλαδή την επαγγελματική αργκό) καλύπτει ένα ευρύ φάσμα συναφών εννοιών όπως αναφορά, ραπόρτο (αν γνωστοποιείται κάτι σε προϊσταμένη αρχή), συμφωνία κλπ και αποδίδεται στα ελληνικά με τους όρους υπόμνημα ή μνημόνιο. Ειδικά αυτό το τελευταίο έχει γίνει πασίγνωστο στο πανελλήνιο για τους γνωστούς λόγους…
Ζούμε στην εποχή της ταχύτητας και του περιορισμένου χρόνου. Τρέχουμε σαν τρελοί για να προλάβουμε κάτι. Αν αυτό ισχύει μια φορά στην ιδιωτική μας ζωή είναι δυο φορές αληθινό στην επαγγελματική. Προθεσμίες, deadlines, φόρτος εργασίας, απρόβλεπτα προβλήματα, βλάβες, ζημιές, ελλιπές προσωπικό, συσκέψεις, τηλεφωνήματα, επαφές, ενημερώσεις, κάνουν το κάθε λεπτό πολύτιμο.
Θα έχετε προσέξει πως όταν ξεφυλλίζουμε εφημερίδα ή περιοδικό, ή σερφάρουμε στο διαδίκτυο έχουμε την τάση να διαβάζουμε τα σύντομα κείμενα αφήνοντας τα μακροσκελέστερα “για αργότερα”, ή “για άλλη φορά” που συχνά καταλήγουν στο “ποτέ”. Το ίδιο πιθανόν να συμβεί με τον πολυάσχολο προϊστάμενό μας. Το έγγραφο ή το e-mail που του στείλαμε διεκδικεί τον περιορισμένο χρόνο του και, ανταγωνιζόμενο με άλλα που λαμβάνει.
Εν όψει των ανωτέρω, πρέπει να ελαχιστοποιούμε τον χρόνο που χρειάζεται κάποιος για να διαβάσει το υπόμνημά μας. Πώς; Κάνοντας το λακωνικό, συνοπτικό (concise). Όπως συνηθίζω να λέω σε νεότερους συναδέλφους, όσο πιο σύντομο είναι, τόσο μεγαλύτερες πιθανότητες έχει για να διαβαστεί ή τουλάχιστον να διαβαστεί προσεκτικά και να του δοθεί η δέουσα σημασία.
Όταν ήμουν πρωτάρης στην τράπεζα είχα συντάξει ένα εισηγητικό με έκταση οκτώ σελίδων. Ο διευθυντής μου, πριν το διαβάσει, μου το επέστρεψε και μου ζήτησε να το μειώσω σε τρεις. “Μα, δεν γίνεται”, διαμαρτυρήθηκα. “Γίνεται” μου απάντησε μονολεκτικά και με σιγουριά. Τελικά, είχε δίκιο! Έγινε. Πώς; Κατ’ αρχήν, μείωσα τις λέξεις σε κάθε πρόταση, τις προτάσεις σε κάθε παράγραφο και διέγραψα κάποιες παραγράφους. Όσο το διάβαζα τόσο ψαλίδιζα, επικεντρωνόμενος στα ουσιώδη και πετώντας τα επουσιώδη που αρχικά μου φαίνονταν ουσιώδη. Καθώς δούλευα το κείμενο θυμήθηκα το σχετικό ανέκδοτο:
Ένας ανοίγει ψαράδικο με ταμπέλα “ΕΔΩ ΠΩΛΟΥΝΤΑΙ ΦΡΕΣΚΑ ΨΑΡΙΑ”. Ο πρώτος πελάτης παρατηρεί ότι το ΕΔΩ περιττεύει αφού τα ψάρια δεν πωλούνται αλλού. Ο δεύτερος, το ΠΩΛΟΥΝΤΑΙ δεν χρειάζεται αφού τα ψάρια πωλούνται, δεν χαρίζονται. Ο τρίτος:”Το ΦΡΕΣΚΑ βγάλε το, δημιουργεί την υποψία ότι λειτουργεί παραπειστικά”. Ο τελευταίος μπαίνει κρατώντας την μύτη του “Το ΨΑΡΙΑ τι το θέλεις; Η ψαρίλα φτάνει ως το άλλο τετράγωνο!”
Με ποιους άλλους τρόπους συντομεύουμε το κείμενο; Χρησιμοποιώντας:
- μια ολιγοσύλλαβη λέξη αντί την πολυσύλλαβη συνώνυμη.
- φράσεις με όσο το δυνατόν λιγότερες λέξεις. Παράδειγμα από τα αγγλικά: “namely” αντί “that is to say”.
- μετοχές, που συμπυκνώνουν νοήματα.
- δευτερεύουσες προτάσεις, που περικόπτουν λέξεις.
- παθητική φωνή, όπου είναι δυνατόν.
- πίνακες που επισυνάπτονται αντί να ενσωματώνονται στο κείμενο, στο οποίο θα αναφερθεί μόνο το αποτέλεσμα που δείχνει ο καθένας (bottom line), αφήνοντας τη διακριτική ευχέρεια στον αναγνώστη να ανατρέξει σε κάποιον από αυτούς για περισσότερες λεπτομέρειες.
Τα υπομνήματα πρέπει ακόμη να είναι:
- ακριβή, περιέχοντας ελεγμένα στοιχεία.
- διατυπωμένα με σαφήνεια “σαν να απευθύνονται σε κάποιον ηλίθιο” όπως είχε πει πολύ σωστά κάποιος.
- σωστά δομημένα,
- επικεντρωμένα επί του θέματος (to the point), χωρίς άσχετα στοιχεία.
Από πλευράς εμφάνισης, ένα κείμενο γίνεται ευκολότερο με τους εξής τρόπους:
- Το μέγεθος της γραμματοσειράς να είναι αρκούντως μεγάλο για να διαβάζεται άνετα από αναγνώστες άνω των σαράντα ετών (πρεσβυωπία, γαρ).
- Ένα “μονομπλόκ” κείμενο μοιάζει με τσιμεντόλιθο και τρομάζει τον αναγνώστη. Πρέπει να σπάει σε παραγράφους, όσο το δυνατόν μικρότερες, που να χωρίζονται μεταξύ τους από κενή γραμμή. Αν ρίξει κανείς μια ματιά στις ξένες οικονομικές εφημερίδες θα δει αυτό να συμβαίνει.
- Αρίθμηση σελίδων, κεφαλαίων και παραγράφων και παρουσίαση σε μορφή καταλόγου (itemization) εννοιών με αριθμούς ή τελείες (όπως αυτή η παράγραφος).
- Χρήση των δυνατοτήτων της σύγχρονης τεχνολογίας, όπως υπογραμμίσεις, παχύτερα στοιχεία (bold), πλάγια γραφή (italics) κλπ για τονιστούν λέξεις, φράσεις ή έννοιες.
Κι ας μην ξεχνάμε τον κανόνα που ισχύει σε κάθε είδος γραφής: η εξάσκηση βελτιώνει. Θυμάμαι πόσο αδέξιος ήμουν όταν έγραφα τα πρώτα μου υπομνήματα και πόσο γρήγορα άρχισα να βελτιώνομαι με τη συνεχή εξάσκηση.
